過去現在未來

前言

其實會複製全文是為了要寫摘要
也為了避免哪天文章消失了
畢竟我這個人東西都放很久 ^^ 
久久才去看一次 既然覺得不錯 乾脆留ㄧ份備份

然後 這篇文章真的很實際耶~
他講中了 我很多運用時間上的迷思
所以大家可以當作參考囉~
如果懶的看全文 那可以直接看我摘要中有顏色的部份
因為有些因為要保持完整性 所以沒有很精簡
希望大家都可以善用時間 加油!

摘要

　　我們不可能增加時間，但是可以減少浪費時間， 只要我們稍許改變一下工作的方法，時間絕對夠用。

想清楚要達成的結果

　　時間管理很重要的一個原則就是決定不做哪些事情。一旦你有了清楚目標，就知道哪些事情不該做。與其列出該辦事項（to-do list），不如改成不該辦事項（not-to-do list）。例如：

‧早上10點之前不回任何電話。
‧晚上7點之後不工作。 
‧除了A專案之外，不會分心處理其他不相關的事情。
‧收發電子郵件的時間不超過1個半小時。 
‧在完成原本的工作目標之前，不會分心去做其他工作。

☆知道自己該做什麼非常重要，但是清楚自己不該做什麼更重要。

每天做一點更有效率

　　如果必須完成一份報告或專案，你會每天按部就班逐步完成其中某個部份，還是集中在某個時段完成？ 正確的方法是，每天做一點比較有效率。好比說，你要學習新的樂器或是語言，最有效的學習方法就是每星期固定上課與複習。原因在於，人的大腦需要時間消化與吸收資訊、創造連結、最後形成新的想法或觀點。
 　　不論是寫報告或是負責專案，如果把事情集中在很短時間內完成，一方面會讓自己感到極大的壓力，心裡會有強烈的抗拒感，不願意開始。另一方面，如果時間過於倉卒，反而很難有好的想法出現，甚至是完全沒有想法，結果只會讓自己愈來愈焦慮。

 ☆切割工作、分階段完成是很重要的，但是也不需要把時間拉太長。

別不停把工作往身上攬

　　擁有足夠時間才能把事情做好，但如果完全沒有任何時間限制，又會成為另一種災難。在排定每天的工作計劃時，不僅是列出工作項目，更要在旁邊註明預計花費的時間，提醒自己。因為假設沒有做到這點，往往會不自覺地花太多時間在某件事情上或是容易分心，反而耽誤其他的工作。
 　　每天工作時間有限，能處理的工作量當然也很有限，如果原本預計要完成5個工作項目。但是中途可能又臨時插入2件非常緊急而且重要的事情。這時你該做的不僅是在工作清單中額外加上這2件事情，同時一定要刪除2件工作。

趕走意外的干擾

　　阻礙工作完成最大的原因就是意料之外的干擾。事情永遠不如我們預期，意外的干擾永遠會發生，重點是，你如何做出回應。

有興趣不等於有能力做到

　　覺得時間不夠用，是因為我們想要做的事情太多，但又低估了做這些事情需要花費的時間。把工作行程排得滿滿的，最後卻發現根本做不完。我們對於自己有興趣的事情會過度樂觀，只是覺得好玩，卻沒有考慮到可能的付出。
 　　現在就把你想要做的每件事情都寫下來，列出清單之後，針對每個項目回答以下3個問題：

1.如果要全心全意去做這件事，我必須開始做哪些事情？ 
2.如果要全心全意去做這件事，我必須放棄做哪些事？
 3.我是否做好心理準備，願意付出一定程度的代價，全心全意去做這件事？

　　當你仔細想清楚真正投入某件事情需要花費的心力或時間時，就能知道自己不可能同時做那麼多事，只能選擇其中一兩項而已。同樣地，當你在排定拜訪客戶或是會議行程時，不應該是以正常情況作為標準，認為每個客戶或會議應該都可以在1小時之內結束。事實上，應該要事先擬定好每次拜訪客戶或會議的內容以及要達成的目的，並設想可能發生哪些問題或情況，再估計可能要花費的時間，這樣的行程安排才有效。否則常見的情況是，行程安排太緊湊，稍微有任何的延誤，就影響到後面所有的流程，一樣無法達到原本安排的目的。

找到適當的工作方法

　　有時候，我們之所以覺得事情永遠做不完，並非事情太多，而是工作方法出了問題。在決定今天的工作順序時，必須考慮工作的內容。例如A工作需要打幾通電話給客戶確認某些細節，這時你就必須想想通常在什麼時間比較容易聯絡上客戶，那麼A工作就必須在這個時段做這件事。
 　　等著你去做的事情絕對比你可用的時間還要多。1天只有24小時，我們不可能增加時間，但是可以減少時間的浪費，這也是做好時間管理的關鍵。

本篇轉自Carrer 雜誌 2006 十月